Cách ghi và chia chi phí khi đi du lịch theo nhóm

Chia tiền cuối chuyến dễ gây khó xử nhất khi không ai nhớ ai đã trả gì. Ghi chép đúng cách ngay trong chuyến và chốt sổ bằng công cụ chia chi phí giúp việc này nhanh và rõ ràng.

Trước chuyến đi: thống nhất luật chia

Chia đều theo khoản (cách công cụ dùng): mỗi khoản chỉ chia cho những người thực sự dùng khoản đó. Ví dụ ai không uống cà phê thì không chịu tiền cà phê.
Thống nhất những khoản không chia: quà mua riêng, đồ dùng cá nhân. Những khoản này không cần ghi vào sổ chung.
Nếu có quỹ chung: ghi mỗi khoản chi từ quỹ với người trả là người cầm quỹ. Mỗi lần một thành viên nộp tiền vào quỹ, ghi thành một khoản với người trả là thành viên đó và người cùng dùng chỉ đánh dấu người cầm quỹ. Như vậy tiền nộp quỹ được tính đúng cho người đã nộp.
Chọn một người phụ trách ghi chép để tránh ghi trùng.

Trong chuyến đi: ghi ngay, ghi đủ ba thông tin

Nội dung — ví dụ “ăn trưa ngày 1”, “thuê xe”.
Số tiền — đúng số đã trả, tính bằng đồng. Chụp hóa đơn nếu có.
Ai trả và ai cùng dùng — đây là phần hay bị quên nhất và là phần quyết định kết quả.

Bạn có thể nhập trực tiếp vào công cụ trên điện thoại: dữ liệu được lưu trong trình duyệt của máy đó, nên hãy dùng cùng một máy và cùng một trình duyệt trong suốt chuyến đi.

Cuối chuyến: chốt sổ

Rà lại danh sách khoản chi cùng cả nhóm, sửa khoản nào sai người hoặc sai số tiền.
Bấm Tính ai trả ai. Bảng kết quả cho biết mỗi người đã trả bao nhiêu, phải chịu bao nhiêu và số dư.
Làm theo danh sách chuyển khoản để cân bằng. Khi mọi người chuyển xong, số dư của tất cả đều về 0.
Chụp màn hình kết quả gửi vào nhóm để mọi người cùng đối chiếu.

Đọc kết quả của công cụ

Số dư dương (+): người này đã trả nhiều hơn phần của mình, sẽ được nhận lại.
Số dư âm (−): người này trả ít hơn phần của mình, cần chuyển đi.
Khoản lẻ đồng: khi số tiền không chia hết, một vài người chịu thêm 1 đồng để tổng khớp. Chênh lệch này không đáng kể nhưng giúp sổ luôn cân.
Danh sách chuyển khoản cần nhiều nhất (số người − 1) lần chuyển. Nếu nhóm muốn gom lại theo cách khác (ví dụ một người chuyển hộ), miễn là số dư cuối cùng của mọi người về 0 thì kết quả vẫn đúng.

Công cụ không quy đổi ngoại tệ và không tính phí chuyển khoản. Nếu có khoản chi bằng ngoại tệ, hãy đổi sang đồng theo tỷ giá cả nhóm thống nhất trước khi nhập.